中文Excel 概述

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       一、中文Excel 简介
　　Microsoft Excel 是美国微软公司开发的Windows 环境下的电子表格系统，它是目前应用最为广泛的办公室表格处理软件之一。自Excel 诞生以来Excel 历经了Excel5.0、Excel95、Excel97 和Excel2000 等不同版本。随着版本的不断提高，Excel 软件的强大的数据处理功能和操作的简易性逐渐走入了一个新的境界，整个系统的智能化程度也不断提高，它甚至可以在某些方面判断用户的下一步操作，使用户操作大为简化。这些特性，已使Excel成为现代办公软件重要的组成部分。Excel 具有强有力的数据库管理功能、丰富的宏命令和函数、强有力的决策支持工具，它具有以下主要特点。
　　（一）分析能力
　　Excel 除了可以做一些一般的计算工作外，还有400 多个函数，用来做统计、财务、数学、字符串等操作以及各种工程上的分析与计算。Excel 还专门提供了一组现成的数据分析工具，称为“分析工具库”，这些分析工具为建立复杂的统计或计量分析工作带来极大的方便。
　　（二）操作简便
　　当需要将工作表上某个范围内的数据移到工作表上的另一个位置时，只需用按鼠标键，选定要移动的资料，将该范围资料拖动至所需的位置，松开鼠标即可。如果要将公式或数据复制到临近的单元格内，可以拖动“填充柄”’，公式或数据就会被复制到目标单元格中。此外，在使用Excel 时，可以单击鼠标右键，屏幕上将出现相应的“快捷菜单”它将帮助用户尽快地寻找到所需要的常用命令。Excel 内有许多工具按钮，每一个按钮代表一个命令。例如，要建立一个新的工作簿文件，就可直接按下工具栏第一个按钮，而不必先选择“文件”菜单，然后再选择其中的“打开”命令。在Excel97 中，系统共有14 组常用的工具栏，用户可以自由选择加入或隐藏这些工具拦。
　　（三）图表能力
在Excel 中，系统大约有100 多种不同格式的图表可供选用，用户只要做几个简单的按键动作，就可以制作精美的图表。通过图表指南一步步的引导，可使用不同的选项，得到所需的结果，满意的话就继续，不满意则后退一步，重新修改选项，直到最后出现完美的图表。
（四）数据库管理能力对于一个公司，每天都会产生许多新的业务数据，例如，销售数据、库存的变化、人事变动的数据资料等。这些数据必须加以处理，才能知道每段时间的销售金额、某个时候的存货量、要发多少薪水给每个员工等。要对这些数据进行有效的处理，就离不开数据库系统。所谓数据库系统，就是一组有组织的信息。例如，将每位职员的简历写在一张卡片上，卡片放在盒子内，盒子内的数据通常组成列和行。再如，每种产品的产地、规格、单位、单价、数量组成一列，每一行都包含同一属性的数据，每列都包含同一品种的数据，即每列都有产地、规格、单位、单价、数量。管理数据库可用专门的数据库管理软件，如FoxPro，Access，Clipper，Sybase 等。在Excel 中提供了类似的数据库管理功能，保存在工作表内的数据都是按照相应的行和列存储的，这种数据结构再加上Excel 提供的有关处理数据库的命令和函数，使得Excel 具备了能组织和管理大量数据的能力。
　　（五）宏语言功能利用Excel 中的宏语言功能，用户可以将经常要执行的操作的全过程记录下来，并将此过程用一简单的组合按键或工具按扭保存起来。这样，在下一次操作中，只需按下所定义的宏功能的相应按键或工具按钮即可，而不必重复整个过程。例如，可以定义一个打开最后编辑文件且可以自动执行的宏，以后当用户打开Excel 后，将自动打开上一次编辑的工作簿。在Excel 中，高级用户可使用Visual Basic 语言，进行宏命令的开发。利用宏命令，用户可以将Excel 的下拉菜单和对话框更改或将图形按钮的说明更换，使它们更适合于用户的工作习惯和特殊要求。
　　（六）样式功能
　　在Excel 中，用户可以利用各种文字格式化的工具和制图工具，制作出美观的报表。Excel 工作表里的资料，在打印以前可将其放大或缩小进行观察，用户可以对要打印的文件作微调。用户可将要打印出的格式制作好，并存储成样本，以后可以读取此样本文件，就可依据样本文件的格式打印出美观的报表。Excel 的专业文书处理程序具有样式工具。所谓样式，就是将一些格式化的组合用一个名称来表示，以后要使用这些格式化的组合时，只要使用此名称即可，因此可大幅度地节省报表格式化的时间。
　　（七）对象连接和嵌入功能
　　利用对象连接和嵌入功能，用户可将其他软件（例如，画笔）制作的图形插入到Excel 的工作表中。当需要更改图案时，只要在图案上双击鼠标键，制作该图案的程序就会自动打开，图案将出现在该图形编辑软件内，修改、编辑后的图形也会在Excel 内显示出来。也可以将一个声音文件或动画文件嵌入到Excel 工作表中，使工作表变成一幅声形并貌的报表。
　　（八）连接和合并功能
　　通常，每个工作在一张工作表上执行即可，早期的工作表软件都只能在一张工作表上执行。但有时需要同时用到多张工作表，例如，公司内每个分公司每月都会有会计报表，要将各分公司区的资料汇总起来，就需要用到连接和合并功能。Excel 很容易将工作表连接起来，并进行汇总工作。Excel内一个工作簿可以存放许多工作表、图形等，每个工作簿文件最多可以由255 张工作表组成。
　　二、Excel 的安装和启动
　　以下以Excel97 为例，说明Excel 的安装过程。如果没作特别说明，本章介绍其它内容都是针对Excel97 软件的。Excel97 作为0ffice97 系统中的一个应用程序，它的工作平台为window95 或其以上的版本。对中文Excel 而言，最好安装在中文windows系统平台之上。
　　（一）安装Excel97
　　1．在CD 一R0M 中放入0ffice 97 光盘。
　　2．单击Windows 的“开始”按钮并选择“运行”命令。在弹出的“运行”对话框，“打开”框中寻找光盘上的安装程序“SETUP．EXE”，找到后单击“确定”按钮即可。（如果光盘具有自动执行的功能，则可省略以上步骤，直接点取屏幕上的“开始安装”按扭。）
　　3．开始安装后系统将要求用户选择安装模式：“典型”、“自定义”、“快速”。用户可根据需要选择安装模式，一般可以选择“典型”安装方式，那么安装软件将装入最常用的Office 组件，如果用户想定制所要安装的组件，那么可以选择“自定义”安装方式，而“快速”安装方式是一种最节约磁盘空间的安装方式，它仅装入Office 运行中不能缺少的组件。在剩下安装过程中则用户按屏幕提示选择。
　　（二）Excel 的启动与退出。
　　启动Excel 的常用方法是：单击任务栏上的“开始”按扭，此时屏幕上出现一个弹出式菜单，将鼠标指向“程序”项后，屏幕出现另一个弹出菜单，单击“Microsoft Excel”，就可以启动Excel 系统，此时屏幕上出现如
　　图附-1 所示的Excel 主工作画面。若安装Excel 时，生成了“快捷工具栏”，则双击其中的Excel 按扭也可立即启动Excel。退出Excel 常用的方法是，用鼠标单击标题栏的╳按扭或进入“文件”菜单栏，单击“退出”选项。
　　三、Excel 工作界面简介
　　按图附-1 从上到下的顺序，Excel 工作界面包含如下几项内容：“标题”栏、“菜单”栏、“工具”栏、“编辑”栏、工作表、工作表标签、滚动条、和“状态”栏。下面分别介绍它们的作用。
　　（一）“标题”’栏
　　“标题”栏告诉用户正在运行的程序名称和正在打开的文件的名称。如图附-1 所示，标题栏显示“Microsoft Excel-Book1”表示此窗口的应用程序为Microsoft Excel ，在Excel 中打开的当前文件的文件名为Book1．xls。
　　（二）“菜单”栏
　　“菜单”栏按功能把Excel 命令分成不同的菜单组，它们分别是“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、
　　“帮助”。当菜单项被选中时，引出一个下拉式菜单，可以从中选取相应的子菜单。另外，在屏幕的不同地方单击鼠标右键时，“快捷菜单”将出现在鼠标指针处。选取“快捷菜单”中的命令同从菜单栏的菜单上选取相应命令的效果是一样的，但选取速度明显增快。
　　（三）“工具”栏
　　Excel 可显示几种工具栏，这些工具可控制简化用户的操作。“工具”栏中的按钮都是菜单中常用命令的副本，当鼠标指向某一按钮后，稍等片刻在按钮右下方会显示该按扭命令的含意。用户可以配置“工具”栏的内容，通过“视图”菜单中的“工具”栏子菜单来选择显示不同类型的“工具”或全部显示出来。下面介绍出现在Excel 开始屏幕中的两种“工具”栏。
　　1．“常用”工具栏“常用”工具栏中为用户准备了访问Excel 最常用命令的快捷按钮，如“新建文件”按扭，“打开文件”按扭，“保存文件”按钮等。
　　2．“格式”工具栏
　　“格式”工具栏专门放那些和文本外观有关的命令，如字体、字号、对齐方式及其他选项。
　　（四）“
　　输入和编辑”栏左侧的“名字”栏中显示的是活动单元格的坐标，也可在“名字”栏中直接输入一个或一块单元格的地址进行单元格的快速选定；位于“活动单元格输入数据时，公式栏中便出现三个按钮，三个按钮从左至右分别是：“╳”（取消）按钮、“√”（确认）按钮和“＝”（公式指南）按钮。通常Excel 在工作区中显示“编辑”栏。在“视图”菜单中的“编辑栏”命令是一个开关命令，它可以用于隐藏或显示“编辑”’栏。
　　（五）工作表
　　工作簿窗口包含了16 张独立的工作表（sheet）。开始时，窗口中显示第一张工作表“Sheetl”，该表为当前工作表。当前工作表只有一张，用户可通过点击工作表下方的标签击活其他工作表为当前工作表。工作表是一个由行和列组成的表格。行号和列号分别用字母和数字区别。行由上自下范围1～65536，列号则由左到右采用字母编号A～IV。因此每张表为256 列╳65536 行，若从Excel 导入的数据超过以上范围，则会被Excel 自动截去。每一个行、列坐标所指定的位置称之为单元格。在单元格中用户可以键人符号、数值、公式以及其他内容。
　　（六）工作表标签
　　工作表标签通常用“Sheet1”，“Sheet2”等名称来表示，用户也可以通过用鼠标右击标签名，选择弹出菜单中“重命名”命令来修改标签名。Excel 一般同时显示工作表队列中的前3 个标签。利用标签队列左边的一组标签滚动按钮可显示队列中的后续工作表的标签。工作簿窗口中的工作表称之为当前工作表，当前工作表的标签为白色，其他为灰色。
　　（七）“滚动”栏
　　当工作表很大时，如何在窗口中查看表中的全部内容呢?可以使用工作簿窗口右边及下边的滚动栏，使窗口在整张表上移动查看，也可以通过修改常用“工具”栏中“显示比例框”的参数来扩大整个工作表的显示范围。
　　（八）“状态”栏
　　“状态”栏位于Excel 窗口底部，它的左端是信息区，右端是键盘状态区。在信息区中，显示的是Excel 的当前工作状态。例如，当工作表准备接受命令或数据时，信息区显示“就绪”；当在“编辑”’栏中键人新的内容时，信息区显示“输入”；当选取菜单命令或工具按钮时，信息区显示此命令或工具按钮用途的简要提示。在键盘状态区中，显示的是若干按键的开关状态。例如，当按[CapsLock]键时，状态栏中便显示“CAPS”。与“编辑”栏相同，在“视窗”菜单中的“状态”命令是一个开关命令，它可以用于隐藏或显示“状态”栏。

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这个介绍太老了吧，execl97